Por Jonás Ramírez, responsável por marketing e comunicação
Setembro se assemelha, em muitos aspectos, a janeiro. As agendas voltam a ficar cheias após as férias, conversas deixadas pela metade são retomadas, os escritórios recuperam seu ritmo habitual e os projetos que em junho ainda pareciam distantes começam a exigir decisões. A diferença é que setembro chega com uma margem de manobra muito menor. O quarto trimestre está chegando e as empresas têm cada vez menos tempo para concluir planos, fechar acordos e preparar o ano seguinte.
A mudança é percebida especialmente nas viagens de negócios. As reuniões dos conselhos de administração são retomadas, as visitas a clientes aumentam, os congressos e feiras voltam, e os altos executivos retomam suas viagens entre as principais cidades de negócios. Para os gestores de viagens e assistentes da alta direção, o retorno às atividades raramente é gradual. Uma agenda que, no final de agosto, parecia administrável, pode se complicar bastante em questão de dias.
Os números apontam na mesma direção. Os gastos com viagens de negócios cresceram 8% durante o segundo trimestre de 2026, enquanto as viagens corporativas aumentaram 10% — o maior crescimento registrado em vários trimestres. Além disso, espera-se que os orçamentos para viagens corporativas cresçam 5% globalmente em 2026, com previsões de mais passageiros aéreos e maior demanda por hospedagem em hotéis. Esses números ajudam a explicar por que setembro concentra tanta pressão para quem organiza as viagens dos executivos.
Preparar-se antes do retorno à rotina
Embora setembro seja geralmente visto como um novo começo, na verdade muitos dos principais compromissos do outono já estão agendados. As reuniões dos conselhos de administração têm data marcada, os congressos anuais estão no calendário, os lançamentos de produtos se aproximam e as equipes de vendas entram no último trimestre com metas ainda a serem alcançadas. Ao mesmo tempo, as agendas dos executivos voltam a ficar lotadas após algumas semanas de menor atividade.
Para quem coordena as viagens corporativas, setembro consiste menos em começar do zero e mais em verificar se tudo está preparado para os meses que se aproximam: confirmar fornecedores habituais, revisar as preferências dos viajantes, validar itinerários recorrentes e organizar com antecedência as viagens mais complexas antes que as agendas fiquem lotadas novamente.
Quando um executivo embarca em seu primeiro voo após as férias, boa parte desse trabalho já deveria estar concluída.
A agenda fica lotada mais rápido do que o esperado
As agendas de setembro costumam deixar pouca margem para imprevistos. Os voos que, algumas semanas antes, tinham boa disponibilidade começam a ficar lotados, os hotéis preferidos têm cada vez menos quartos vagos e os restaurantes nos distritos financeiros e próximos aos principais centros de congressos retomam uma atividade muito mais intensa.
Os itinerários dos executivos também se tornam mais exigentes. A chegada do aeroporto pode se conectar diretamente a uma reunião no escritório, seguida de um almoço com um cliente, outro compromisso à tarde e um jantar antes de uma partida logo cedo, na manhã seguinte. Com uma agenda assim, qualquer pequena mudança pode afetar o resto do dia.
Um atraso no voo pode obrigar a dispensar a parada prevista no hotel. Uma reunião que se prolongue pode reduzir o tempo disponível para atravessar a cidade, enquanto um evento noturno pode terminar mais tarde do que o previsto, sem que isso altere o horário do primeiro compromisso da manhã seguinte. São situações comuns nas viagens de executivos, mas, em setembro, tendem a ocorrer com maior frequência.
A partir da segunda semana de setembro, muitas equipes de gestão de viagens já estão trabalhando a todo vapor. As agendas dos executivos voltam a se sobrepor, vários viajantes podem estar se deslocando ao mesmo tempo e as alterações que, algumas semanas antes, teriam sido fáceis de gerenciar, deixam de ser casos isolados e se somam a muitas outras tarefas que também exigem atenção. Até mesmo pequenas imprecisões que antes poderiam passar despercebidas começam a exigir uma resposta imediata.
Por isso, os primeiros dias de setembro são um bom momento para revisar os perfis e as preferências dos viajantes, confirmar os procedimentos de recepção nos aeroportos e verificar os itinerários recorrentes, antes que a atividade aumente ainda mais.
Quando vários compromissos fazem parte da mesma viagem
Gerenciar cada deslocamento separadamente implica em mais decisões, mais confirmações e mais chances de que as informações acabem se fragmentando. Em viagens com uma agenda muito apertada, costuma ser mais prático contar com o mesmo motorista durante todo o dia. Como ele já conhece o itinerário, pode se adaptar caso uma reunião se prolongue, o local do próximo compromisso mude ou seja necessário reorganizar algum dos trajetos, sem que o viajante ou o assistente da alta diretoria precise procurar outro veículo.
O monitoramento de voos permite ajustar os traslados caso o avião chegue antes ou depois do previsto. A escolha do veículo também ganha especial importância quando os executivos viajam com colegas de trabalho, assistentes, equipe de segurança ou bagagem para vários dias. Tudo isso reduz o número de providências que precisam ser resolvidas na hora, em um dia que já está repleto de decisões empresariais.
Setembro, um bom momento para revisar como as viagens são organizadas
O início da temporada empresarial também oferece aos gestores de viagens uma boa oportunidade para revisar como são organizadas as viagens dos viajantes frequentes. É importante fazer algumas perguntas:
- Os procedimentos de recepção no aeroporto são simples e claros?
- Os dados do motorista são comunicados com antecedência suficiente?
- É possível fazer alterações sem precisar coordenar vários fornecedores?
- Há assistência disponível caso um evento noturno termine mais tarde do que o previsto?
- Os mesmos padrões de serviço são mantidos em diferentes cidades?
Estas questões ganham maior importância à medida que a atividade aumenta. Um estudo recente do setor aponta que 90% dos viajantes de negócios consideram esses deslocamentos um investimento essencial, e não uma despesa discricionária. Ao mesmo tempo, os gestores de viagens continuam tendo que controlar os custos. Setembro é, portanto, um bom momento para distinguir entre as economias que realmente melhoram a eficiência e aquelas que simplesmente geram mais trabalho ou incerteza para quem gerencia as viagens.
O transporte mais barato pode parecer a melhor opção em uma planilha, mas isso deixa de ocorrer quando um assessor da alta diretoria precisa dedicar vinte minutos para localizar o motorista, resolver um imprevisto no embarque ou comunicar uma mudança de itinerário a vários fornecedores.
O ano entra em sua reta final
Talvez setembro lembre tanto um novo começo porque muitas coisas são retomadas ao mesmo tempo. As reuniões voltam, as viagens de negócios aumentam, os congressos retornam e as empresas concentram as atenções delas nas metas que ainda precisam alcançar antes do fim do ano.
Para quem gerencia viagens corporativas, a melhor maneira de enfrentar esse período é estar preparado. Revisar as próximas viagens, identificar os executivos com agendas mais exigentes, confirmar suas preferências e organizar o transporte levando em conta o itinerário completo — e não apenas cada trecho separadamente — pode evitar muitas complicações nos próximos meses. O verão pode ter acabado, mas o ano ainda tem um longo caminho pela frente. Para muitas empresas, setembro marca o início de um dos períodos mais decisivos do calendário.