Por Quim Colomer, Diretor de Serviços
Quando um chefe de Estado chega a uma cidade, o que mais chama a atenção é a cerimônia. Veem-se comitivas oficiais, bandeiras, escoltas de segurança, recepções institucionais e aparições públicas cuidadosamente coordenadas. Seja qual for o motivo da viagem (uma visita presidencial, uma turnê real ou uma visita papal), a imagem pública é planejada para transmitir controle. O que geralmente não se vê é o nível de coordenação necessário para que tudo isso aconteça.
Para os profissionais de viagens e mobilidade corporativa, uma visita oficial gera uma realidade muito concreta. As ruas podem ser bloqueadas sem aviso prévio, os perímetros de segurança mudam ao longo do dia, os hotéis alteram seus protocolos de acesso, as operações aeroportuárias são afetadas e áreas inteiras da cidade ficam sujeitas a restrições temporárias.
Durante uma visita de Estado, conhecer o funcionamento habitual de uma cidade não é suficiente. O público fica de olho no convidado principal, mas o gerente de viagens é responsável por todos os demais.
Uma visita de Estado nunca gira em torno de uma única pessoa
Um dos erros mais comuns ao preparar uma visita oficial é pensar que tudo gira em torno de uma única pessoa. Na verdade, cada visita de Estado é composta por vários grupos que se deslocam simultaneamente, cada um com objetivos, agendas, necessidades de segurança e requisitos de transporte completamente distintos.
- No centro de tudo está o núcleo VVIP: o chefe de Estado, o monarca, o Papa ou a máxima autoridade visitante, acompanhado por seus assessores mais próximos, responsáveis pelo protocolo e equipe de apoio. Eles geralmente se deslocam em veículos oficiais fornecidos pelo país anfitrião, sempre em coordenação com a equipe de protocolo da delegação visitante.
- Junto a eles viaja a delegação oficial, normalmente composta por representantes do governo, diplomatas, assessores e altos funcionários que participam de reuniões bilaterais e eventos institucionais. Na maioria dos casos, sua locomoção também é coordenada pelo Departamento de Protocolo ou pelo órgão equivalente.
- Um terceiro grupo é formado pela delegação empresarial. Nela encontramos diretores executivos, presidentes de empresas, investidores, líderes empresariais e altos executivos que participam de fóruns de negócios, missões comerciais, reuniões de investimento e outras atividades organizadas por ocasião da visita. Nesses casos, a logística geralmente fica a cargo dos departamentos de viagens das próprias empresas ou de agências especializadas.
- A tudo isso somam-se as equipes de apoio: responsáveis pela segurança, equipes de coordenação, pessoal de comunicação e meios de comunicação, além de técnicos encarregados de garantir que a programação transcorra conforme o planejado. Embora, em muitos casos, também precisem de transporte privado, este nem sempre é coberto pelos canais oficiais de protocolo.
A delegação empresarial opera à margem do protocolo
Cada grupo se desloca de maneira diferente. O chefe de Estado segue uma agenda gerenciada pelo protocolo e apoiada por recursos oficiais de transporte. A delegação empresarial, por outro lado, não conta com essa mesma estrutura, e movimentar esse grupo é consideravelmente mais complexo.
Do ponto de vista da mobilidade, esse coletivo costuma ser um dos grupos mais exigentes de se gerenciar. Seus membros circulam no mesmo ambiente de segurança que a delegação oficial e enfrentam os mesmos bloqueios de trânsito, restrições de acesso, alterações nos aeroportos e exigências de horário. No entanto, eles não viajam dentro da estrutura protegida da comitiva oficial.
Mesmo assim, precisam se deslocar entre aeroportos, hotéis e locais de reuniões. Em uma visita de Estado acompanhada por uma missão comercial, o chefe de Estado segue uma agenda protocolar muito controlada, enquanto diretores executivos, investidores e representantes corporativos participam de reuniões paralelas em diferentes pontos da cidade. Suas necessidades de transporte não são menos importantes, mas devem ser gerenciadas sem acesso a comboios oficiais, escoltas policiais ou veículos de protocolo.
Em muitos casos, suas agendas são ainda menos previsíveis do que as da delegação oficial. Não é incomum que uma reunião seja agendada de última hora, que um encontro se prolongue mais do que o previsto ou que o local de um compromisso seja alterado. Para esses viajantes, a mobilidade está diretamente ligada ao resultado da viagem. Perder um intervalo de tempo pode significar perder uma reunião e, com ela, uma oportunidade de negócio.
As visitas de Estado criam um ambiente de mobilidade muito particular
Embora a segurança geralmente comece a ser planejada semanas antes da chegada da delegação principal, muitas decisões logísticas permanecem em aberto até o próprio dia da visita. Os hotéis implementam controles de acesso, os pontos de entrada são alterados, algumas ruas são fechadas temporariamente para permitir deslocamentos oficiais e as operações aeroportuárias são ajustadas para receber aeronaves governamentais de acordo com os protocolos de segurança.
Para um gerente de viagens, a dificuldade está no fato de que essas mudanças não afetam apenas a delegação oficial. Elas também impactam executivos, patrocinadores, consultores, equipes de mídia e convidados que se deslocam pela mesma cidade com agendas paralelas. Um trajeto disponível pela manhã pode não estar mais disponível à tarde; uma entrada utilizada para um evento pode ficar restrita antes do próximo; e os tempos de deslocamento podem mudar consideravelmente sem que a distância mude. Por isso, nesse contexto, a previsibilidade é mais importante do que a velocidade.
O que um serviço de motorista premium realmente oferece
A maioria das empresas de transporte pode realizar um traslado VIP. Dar suporte a uma delegação durante uma visita de Estado é outra história. O veículo é importante, mas o verdadeiro valor do serviço reside em manter o controle da operação: saber onde o passageiro deve estar a cada momento, qual acesso ainda está operacional, o que mudou desde o último deslocamento e a quem se deve informar antes do próximo.
Para um gerente de viagens, um serviço de motorista premium proporciona continuidade em um dia que muda constantemente. A chegada ao aeroporto, o traslado para o hotel, as reuniões, as recepções oficiais, os jantares privados ou as mudanças de última hora na agenda não são trajetos independentes, mas partes de um mesmo itinerário. Quando um desses deslocamentos se atrasa ou não está bem coordenado, o restante do dia também é afetado.
No caso de delegações empresariais, a escolha do veículo também responde a uma questão prática. Os altos executivos costumam viajar acompanhados de assessores, assistentes, equipe de segurança ou colegas de equipe; por isso, um sedã nem sempre é a opção mais adequada. As minivans e os micro-ônibus executivos permitem que pequenos grupos se desloquem juntos, preservando a privacidade e reduzindo o número de veículos que precisam ser coordenados em um ambiente bastante restritivo.
Durante uma visita de Estado, não basta conhecer a cidade. Tanto o motorista quanto a equipe de coordenação devem entender como seu funcionamento muda quando as medidas de segurança entram em ação: quais acessos aos hotéis continuam operacionais, quais rotas podem ser afetadas pelos deslocamentos oficiais, onde costumam se concentrar os engarrafamentos ou em quais horários é mais fácil garantir uma chegada pontual.
No fim das contas, o verdadeiro valor do serviço consiste em reduzir ao mínimo o número de decisões que o Travel Manager precisa tomar depois que a visita já tiver começado.
Preparando uma visita de Estado
Os gerentes de viagens que organizam os deslocamentos de altos executivos ou viajantes a negócios durante uma visita oficial devem começar a planejar muito antes da chegada da delegação. O primeiro passo é partir do princípio de que, mesmo que seus viajantes não façam parte da comitiva oficial; eles estarão igualmente sujeitos às mesmas restrições e condicionantes operacionais.
Há vários aspectos que devem ser levados especialmente em consideração:
- Começar a planejar o transporte assim que a hospedagem principal, os locais das reuniões e os deslocamentos nos aeroportos forem confirmados.
- Tratar a delegação empresarial como uma camada de mobilidade independente, e não como uma extensão da delegação oficial.
- Prever tempo adicional para as chegadas ao aeroporto, o acesso aos hotéis e a entrada nos locais de eventos durante os períodos de maior nível de segurança.
- Confirmar se o veículo escolhido é adequado ao número de passageiros, à bagagem, à equipe de apoio, aos equipamentos de segurança e ao material de trabalho que acompanharão o viajante.
- Estabelecer um único canal de coordenação entre o passageiro, o motorista, a equipe de logística e qualquer agência envolvida na operação.
- Definir rotas e acessos alternativos, especialmente para hotéis, prédios governamentais, centros de congressos e jantares oficiais ou privados.
- Trabalhar com prestadores de serviços de transporte acostumados a gerenciar deslocamentos de alto nível, e não apenas traslados convencionais de um ponto a outro.
Os melhores planos raramente são os mais complexos, mas, sim, aqueles que identificam os principais pontos de risco com antecedência suficiente para evitar que acabem se tornando um problema durante a visita.
A verdadeira medida do sucesso
As visitas oficiais costumam ser lembradas pelas imagens que deixam: as comitivas, as cerimônias, os jantares de Estado, os apertos de mão ou as manchetes da imprensa. No entanto, para aqueles que têm a responsabilidade de coordenar as viagens de altos executivos e delegações empresariais, o sucesso raramente é medido nesses termos.
Na prática, uma boa coordenação significa que um executivo chega à sua reunião sem pressa, que a delegação permanece unida quando necessário e que uma mudança de última hora na agenda não obrigue a reorganizar todo o dia. Significa também que o gerente de viagens pode se concentrar na operação como um todo, em vez de passar o dia atualizando diversos fornecedores, enquanto o viajante dedica toda a sua atenção à reunião, em vez de se preocupar em como chegará até lá.
Uma visita de Estado nunca deve ser gerenciada como um programa de viagem convencional. O planejamento pode ser alterado simultaneamente por múltiplos fatores: os procedimentos aeroportuários, o acesso aos hotéis, as medidas de segurança nos diferentes locais, as restrições de circulação no centro da cidade ou um itinerário que muda entre um deslocamento e o seguinte.
Quanto mais distante um viajante estiver da estrutura oficial de protocolo, maior será a importância de contar com uma coordenação profissional de sua mobilidade. Pois, no fim das contas, a excelência não se mede pela proximidade com o chefe de Estado, mas por chegar com tempo suficiente à próxima reunião, preparado para enfrentá-la e tendo aproveitado o trajeto de forma produtiva.