Por Jonás Ramírez, responsável por marketing e comunicação
Os executivos que viajam com frequência acabam desenvolvendo expectativas muito específicas, bastante distantes do luxo em seu sentido tradicional. Depois de dezenas de recepções em aeroportos, saídas de hotéis, reuniões com clientes e viagens por várias cidades, um veículo de alto padrão deixa de ser algo especialmente relevante. O que se percebe imediatamente é quando algo dá errado: um motorista que precisa de orientações, um ponto de embarque que não foi confirmado, um veículo diferente do esperado ou uma ligação para solicitar informações que já foram fornecidas.
O volume das viagens de negócios faz com que esses detalhes tenham cada vez mais importância. A GBTA prevê aproximadamente 1.840 milhões de viagens de negócios em todo o mundo em 2026, enquanto 74% dos viajantes de negócios entrevistados afirmam que viajam tanto ou mais do que nos anos anteriores. 15% realizaram mais de dez viagens de negócios em 2025.
Viajar com frequência muda as prioridades. Quando alguém se desloca habitualmente entre aeroportos, escritórios, hotéis e reuniões, o melhor serviço costuma ser aquele que exige menos transtornos.
A consistência ganha valor a cada viagem
As diferenças no serviço tornam-se especialmente evidentes quando alguém viaja com frequência pelas mesmas cidades. Detalhes que poderiam passar despercebidos em uma viagem ocasional são detectados muito mais rapidamente quando o viajante já sabe o que esperar.
Os altos executivos costumam valorizar que o serviço mantenha um nível semelhante, mesmo que o destino mude. A categoria do veículo, a preparação do motorista, a comunicação, a limpeza, o estilo de direção e a discrição devem ser equivalentes tanto em Nova York, quanto em Londres, Frankfurt ou Cingapura.
Isso também facilita o trabalho dos assistentes da alta diretoria e dos gerentes de viagens que coordenam vários viajantes ao mesmo tempo. Eles não deveriam ter que verificar repetidamente os mesmos aspectos básicos antes de cada deslocamento, nem adaptar sua forma de trabalhar às diferenças de cada prestador de serviços local. Cada exceção acrescenta uma nova tarefa a um dia que talvez já inclua voos, hotéis, reuniões e mudanças de última hora.
O estudo da GBTA de 2026 sobre a “viagem de negócios perfeita” aponta justamente as diferenças na experiência do viajante entre diferentes mercados. No transporte terrestre, elas são especialmente visíveis, pois o passageiro as percebe imediatamente, muitas vezes logo ao desembarcar.
Um serviço global não precisa ser idêntico em todos os destinos. Aeroportos, regulamentações, trânsito e veículos sempre apresentarão diferenças. O importante é que o viajante encontre um nível reconhecível de preparação e serviço, independentemente da cidade.
Antecipar-se evita trâmites desnecessários
Um viajante frequente percebe imediatamente quando um serviço o obriga a lidar com questões que já deveriam estar resolvidas. Um voo que chega atrasado, um novo endereço para uma reunião, uma mudança de terminal ou bagagem adicional não deveriam se tornar automaticamente mais um problema para o passageiro ou seu assistente pessoal.
A antecipação começa com o acesso a informações precisas. O monitoramento de voos, um itinerário atualizado, as instruções de acesso ao aeroporto, as preferências do viajante e a escolha correta do veículo permitem adaptar-se a muitas mudanças sem precisar envolver o cliente. Se um viajante costuma utilizar uma determinada categoria de veículo, viaja com um assistente ou prefere que os dados do motorista sejam enviados a um contato específico, não deveria ser necessário indicar novamente essas preferências a cada reserva.
Isso é especialmente importante para os gestores de viagens e os assistentes da alta direção, que já precisam lidar com inúmeras mudanças ao longo do dia. Uma pesquisa da GBTA de abril de 2026 colocou o controle de custos e a segurança dos viajantes entre as principais preocupações do setor, enquanto outros estudos continuam apontando a fragmentação e as diferenças na experiência entre destinos. Evitar incidentes previsíveis relacionados ao transporte pode parecer um detalhe menor, mas, ao longo de dezenas de viagens, faz uma diferença considerável.
Antecipar-se, no entanto, não significa fazer suposições. O motorista deve estar preparado para possíveis mudanças e dispor das informações necessárias, mas sem dar como certas as preferências pessoais que o viajante não tenha indicado. A ideia é reduzir intervenções desnecessárias, sem assumir decisões que cabem ao cliente.
O passageiro precisa apenas das informações relevantes
Executivos que viajam com frequência costumam preferir receber apenas as informações necessárias, em vez de explicações sobre tudo o que ocorreu antes do serviço. Se um veículo substituto já tiver sido designado, o passageiro não precisa saber todos os motivos pelos quais o motorista previsto não está mais disponível. E se houver dificuldades para estacionar no terminal, mas o embarque ocorrer conforme o planejado, esse detalhe também não traz nada relevante.
O importante é comunicar o que afeta diretamente o trajeto. Uma mudança no ponto de embarque, a substituição do motorista, um atraso causado por um bloqueio no trânsito ou uma alteração no horário de chegada devem ser comunicados com clareza e no momento adequado. O prestador de serviços deve resolver as incidências internas sem repassar essa gestão ao viajante ou ao assistente da alta diretoria.
O mesmo critério se aplica dentro do veículo. Alguns executivos aproveitam o trajeto para fazer ligações, revisar documentos ou preparar uma reunião; outros preferem conversar. Um motorista profissional deve saber interpretar a situação e agir de acordo, sem presumir que a conversa faça parte do serviço.
A importância dessa discrição torna-se ainda mais evidente quando o viajante já está sob pressão. Em um estudo da GBTA de 2026 sobre viajantes de negócios no Sudeste Asiático, 32% apontaram o uso do transporte público em um local desconhecido como a parte mais estressante de uma viagem de negócios, enquanto 75% identificaram a segurança como o fator mais importante na escolha do transporte terrestre. Embora o estudo se concentre em uma região específica, a conclusão também se aplica às viagens executivas em geral — o deslocamento gera mais estresse quando o próprio viajante precisa se encarregar de organizá-lo.
Manter as preferências do passageiro
Ter que repetir as mesmas instruções a cada reserva gera trabalho desnecessário. Um assistente da alta administração pode solicitar sempre a mesma categoria de veículo, pedir que os dados do motorista sejam enviados a dois contatos diferentes, indicar que, nos serviços logo pela manhã, o motorista permaneça em silêncio ou solicitar sempre o mesmo motorista em uma cidade que o executivo visita com frequência.
Se esses detalhes precisarem ser repetidos a cada reserva, aumenta o risco de que alguma preferência se perca no meio do caminho. O mais prático é associá-las ao viajante para que possam ser aplicadas em reservas futuras e modificadas quando as circunstâncias mudarem. Na plataforma de reservas da Drivania, por exemplo, elas podem ser salvas no perfil do passageiro e aplicadas automaticamente nos serviços seguintes.
Isso também ajuda a manter uma experiência mais uniforme entre os destinos. O passageiro pode esperar um nível de qualidade semelhante e encontrar suas preferências já aplicadas quando for o caso, sem precisar repeti-las a cada viagem.
O que verificar para manter um bom nível de serviço
Um serviço de transporte executivo confiável se prepara muito antes da chegada do veículo. As preferências do viajante, as alterações nos voos, a designação dos motoristas, a forma de comunicar as informações e a assistência fora do horário normal determinam, em grande parte, o quanto o cliente terá que se preocupar uma vez iniciada a viagem.
As perguntas a seguir ajudam a entender como um prestador de serviços realmente funciona:
- As preferências habituais do viajante são registradas e ficam disponíveis para futuras reservas?
- Como são gerenciados atrasos, chegadas antecipadas e alterações de horário?
- Se houver mudança de motorista ou de veículo, quem recebe as novas informações e quando?
- É possível manter padrões comparáveis em diferentes destinos?
- O motorista recebe as informações necessárias para prestar o serviço sem ter acesso a dados da reserva dos quais não precisa?
- Há assistência disponível fora do horário comercial?
Quanto melhor estas questões forem resolvidas, menos provável será que o gestor de viagens ou o assistente da alta diretoria precise intervir depois que o serviço já tiver começado.
É isso que um viajante experiente mais valoriza. Um traslado no local previsto, um motorista que já dispõe das informações necessárias ou uma mudança de horário resolvida sem várias ligações podem passar despercebidos justamente porque tudo funciona como deveria. Quando algo dá errado, ocorre o contrário.