Por Jonás Ramírez, responsable de marketing y comunicación
Septiembre se parece en muchos aspectos a enero. Las agendas vuelven a llenarse después de las vacaciones, se retoman conversaciones dejadas a medias, las oficinas recuperan su ritmo habitual y los proyectos que en junio parecían todavía lejanos empiezan a exigir decisiones. La diferencia es que septiembre llega con bastante menos margen. El cuarto trimestre está a la vuelta de la esquina y las empresas tienen cada vez menos tiempo para completar planes, cerrar acuerdos y preparar el año siguiente.
El cambio se nota especialmente en los viajes de negocios. Se reanudan las reuniones del consejo de administración, aumentan las visitas a clientes, regresan los congresos y las ferias, y los altos ejecutivos retoman sus desplazamientos entre las principales ciudades de negocios. Para los gestores de viajes y los asistentes de Alta Dirección, la vuelta a la actividad rara vez es progresiva. Una agenda que a finales de agosto parecía manejable puede complicarse mucho en cuestión de días.
Las cifras apuntan en la misma dirección. El gasto en viajes de negocios se aceleró un 8 % durante el segundo trimestre de 2026, mientras que los desplazamientos corporativos aumentaron un 10 %, el mayor crecimiento registrado en varios trimestres. Además, se espera que los presupuestos de viajes de empresa crezcan un 5 % a nivel mundial en 2026, con previsiones de más pasajeros aéreos y una mayor demanda hotelera. Estas cifras ayudan a explicar por qué septiembre concentra tanta presión para quienes organizan los viajes de los ejecutivos.
Prepararse antes de la vuelta a la rutina
Aunque septiembre suele percibirse como un nuevo comienzo, en realidad muchas de las principales citas del otoño ya están previstas. Las reuniones del consejo de administración tienen fecha, los congresos anuales están en el calendario, se acercan lanzamientos de producto y los equipos comerciales entran en el último trimestre con objetivos todavía por alcanzar. Al mismo tiempo, las agendas de los ejecutivos vuelven a llenarse después de unas semanas de menor actividad.
Para quienes coordinan los viajes de empresa, septiembre consiste menos en empezar de cero que en comprobar que todo está preparado para los meses que se avecinan: confirmar proveedores habituales, revisar las preferencias de los viajeros, validar itinerarios recurrentes y organizar con antelación los desplazamientos más complejos antes de que las agendas se saturen de nuevo.
Cuando un ejecutivo embarca en su primer vuelo después de las vacaciones, buena parte de ese trabajo ya debería estar hecho.
La agenda se llena más rápido de lo esperado
Las agendas de septiembre suelen dejar poco margen para los imprevistos. Los vuelos que unas semanas antes tenían buena disponibilidad empiezan a llenarse, los hoteles preferidos cuentan cada vez con menos habitaciones libres y los restaurantes de los distritos financieros y próximos a los principales recintos de congresos recuperan una actividad mucho más intensa.
Los itinerarios de los ejecutivos también se vuelven más exigentes. La llegada desde el aeropuerto puede enlazar directamente con una reunión en la oficina, seguida de un almuerzo con un cliente, otra cita por la tarde y una cena antes de una salida a primera hora de la mañana siguiente. Con una agenda así, cualquier pequeño cambio puede afectar al resto de la jornada.
Un retraso en el vuelo puede obligar a prescindir de la parada prevista en el hotel. Una reunión que se alargue puede reducir el tiempo disponible para cruzar la ciudad, mientras que un evento nocturno puede terminar más tarde de lo previsto sin que eso cambie la hora del primer compromiso de la mañana siguiente. Son situaciones habituales en los viajes de ejecutivos, pero en septiembre tienden a coincidir con mayor frecuencia.
A partir de la segunda semana de septiembre, muchos equipos de Travel Management ya están trabajando a pleno ritmo. Las agendas de los ejecutivos vuelven a solaparse, varios viajeros pueden estar desplazándose al mismo tiempo y los cambios que unas semanas antes habrían sido fáciles de gestionar dejan de ser casos aislados y se suman a muchas otras gestiones que también requieren atención. Incluso pequeñas imprecisiones que antes podían pasar desapercibidas empiezan a requerir una respuesta inmediata.
Por eso, los primeros días de septiembre son un buen momento para revisar los perfiles y preferencias de los viajeros, confirmar los procedimientos de recogida en los aeropuertos y comprobar los itinerarios recurrentes antes de que la actividad aumente todavía más.
Cuando varios compromisos forman parte del mismo viaje
Gestionar cada desplazamiento por separado implica más decisiones, más confirmaciones y más posibilidades de que la información termine fragmentándose. En viajes con una agenda muy ajustada, suele ser más práctico contar con el mismo chofer durante todo el día. Al conocer ya el itinerario, puede adaptarse si una reunión se alarga, cambia el lugar de la siguiente cita o hay que reorganizar alguno de los trayectos, sin que el viajero o el asistente de Alta Dirección tengan que buscar otro vehículo.
La monitorización de vuelos permite adaptar los traslados si el avión llega antes o después de lo previsto. La selección del vehículo también cobra especial importancia cuando los ejecutivos viajan con compañeros de trabajo, asistentes, personal de seguridad o equipaje para varios días. Todo ello reduce el número de gestiones que hay que resolver sobre la marcha en una jornada que ya está repleta de decisiones empresariales.
Septiembre, un buen momento para revisar cómo se organizan los viajes
El inicio de la temporada empresarial de otoño también ofrece a los gestores de viajes una buena oportunidad para revisar cómo se organizan los desplazamientos de los viajeros frecuentes. Conviene plantearse algunas preguntas:
- ¿Son sencillos y claros los procedimientos de recogida en el aeropuerto?
- ¿Se comunican los datos del chofer con suficiente antelación?
- ¿Es posible realizar cambios sin tener que coordinar a varios proveedores?
- ¿Hay asistencia disponible si un evento nocturno termina más tarde de lo previsto?
- ¿Se mantienen los mismos estándares de servicio en diferentes ciudades?
Estas cuestiones cobran mayor importancia a medida que aumenta la actividad. Un estudio reciente del sector señala que el 90 % de los viajeros de negocios considera estos desplazamientos una inversión esencial y no un gasto discrecional. Al mismo tiempo, los gestores de viajes siguen teniendo que controlar los costes. Septiembre es, por tanto, un buen momento para distinguir entre los ahorros que realmente mejoran la eficiencia y aquellos que simplemente generan más trabajo o incertidumbre para quienes gestionan los viajes.
El traslado más barato puede parecer la mejor opción en una hoja de cálculo, pero deja de serlo cuando un asistente de Alta Dirección tiene que dedicar veinte minutos a localizar al chofer, resolver una incidencia en la recogida o comunicar un cambio de itinerario a varios proveedores.
El año entra en su tramo decisivo
Quizá septiembre recuerde tanto a un nuevo comienzo porque muchas cosas se reactivan al mismo tiempo. Vuelven las reuniones, aumentan los viajes de negocios, regresan los congresos y las empresas centran su atención en los objetivos que aún deben alcanzar antes de que termine el año.
Para quienes gestionan los viajes corporativos, la mejor forma de afrontar ese periodo es llegar preparados. Revisar los próximos desplazamientos, identificar a los ejecutivos con las agendas más exigentes, confirmar sus preferencias y organizar el transporte teniendo en cuenta el itinerario completo, y no solo cada trayecto por separado, puede evitar muchas complicaciones durante los meses siguientes. El verano puede haber terminado, pero el año todavía tiene mucho recorrido por delante. Para muchas empresas, septiembre marca el inicio de uno de los periodos más decisivos del calendario.