Por Fran Horrillo, Director de Tecnología
Los viajes de negocios se han digitalizado en gran medida, pero eso no implica que estén totalmente conectados entre sí. Los vuelos se reservan en una plataforma, el alojamiento en otra, las reuniones se agendan en un calendario, los cambios se gestionan por correo electrónico o mediante notificaciones al móvil y el transporte terrestre todavía puede organizarse por separado.
Los gestores de viajes tienen, por tanto, acceso a más información que nunca, pero eso no significa necesariamente que tengan que consultar menos sitios para encontrarla.
En 2026, la tecnología aplicada a los viajes ya no se limita a digitalizar procesos aislados, sino que busca conectar las distintas partes del viaje. La multinacional tecnológica TCS señala que los sistemas de transporte avanzan hacia una coordinación multimodal, con plataformas digitales que conectan cada vez mejor el transporte aéreo, ferroviario y urbano con otras opciones de movilidad para ofrecer desplazamientos de puerta a puerta.
De los formularios a las conversaciones
La forma de reservar servicios está cambiando. Los formularios, los filtros y los campos de búsqueda empiezan a dar paso a sistemas conversacionales que pueden interpretar una solicitud en lenguaje natural y avanzar en buena parte del proceso sin obligar al usuario a completar manualmente cada paso.
En enero de 2026, Sabre y BizTrip AI anunciaron el desarrollo de asistentes de viajes corporativos basados en IA, diseñados para gestionar procesos complejos de reserva, itinerarios en tiempo real y políticas de viajes corporativos mediante interfaces de lenguaje natural. Muchas de estas tareas, que antes obligaban a cambiar constantemente entre distintas herramientas, pueden gestionarse ahora desde un mismo entorno digital.
Los gestores de viajes siguen teniendo el control sobre las políticas, los costes, las preferencias de los viajeros y las excepciones. La diferencia es que una parte cada vez mayor del trabajo mecánico que rodea dichas decisiones puede automatizarse.
Los itinerarios son cada vez menos estáticos
Confirmar el itinerario es solo el principio de un viaje de negocios. Una vez iniciado, los horarios pueden cambiar con rapidez y cualquier modificación puede afectar a lo que venga después.
Tradicionalmente, estos cambios han obligado a actualizar manualmente varias reservas y sistemas. Un cambio en el horario de un vuelo, por ejemplo, puede afectar también al traslado al aeropuerto o a la hora de la siguiente reunión.
Los sistemas de viajes asistidos por IA empiezan a reducir parte de ese trabajo manual mediante la gestión de itinerarios en tiempo real y la aplicación automatizada de las políticas de viaje. De este modo, la tecnología deja de centrarse únicamente en la reserva inicial y pasa a acompañar también al viajero durante el propio viaje.
La tecnología predictiva actúa antes de que los problemas sean visibles
Algunas de las tecnologías más útiles para el sector actúan antes de que el viajero perciba que algo no funciona como debería. El mantenimiento predictivo utiliza datos para detectar indicios de posibles fallos antes de que afecten al viaje, mientras que los gemelos digitales (réplicas virtuales de activos o sistemas físicos) pueden ayudar a los operadores a supervisar su funcionamiento y anticiparse a posibles problemas. Estas tecnologías, junto con las infraestructuras inteligentes, se utilizan cada vez más en el sector del transporte para mejorar la seguridad, aprovechar mejor los activos y aumentar la capacidad de respuesta de las redes.
Es posible que los viajeros nunca lleguen a interactuar directamente con estos sistemas. Su valor está precisamente en detectar posibles problemas con antelación y dar a los operadores de transporte más tiempo para actuar antes de que afecten al pasajero.
Conectar el transporte terrestre con el resto del viaje
El transporte terrestre pone de manifiesto una de las principales desconexiones de muchos viajes gestionados digitalmente: buena parte de la información necesaria para organizar el servicio ya está disponible en otros puntos del itinerario. El número de vuelo, la hora de llegada, el aeropuerto, el hotel, los datos del pasajero y la siguiente reunión se conocen de antemano. Sin embargo, cuando el traslado se organiza por separado, parte de esa información puede tener que introducirse de nuevo.
El horario de un vuelo puede cambiar en un sistema sin que la actualización llegue a todos los servicios que dependen de él. En el transporte terrestre, esto puede provocar que la recogida siga programada según la hora de llegada original, aunque el vuelo ya se haya actualizado en otro sistema. Conectar el transporte terrestre con la información disponible en el resto del viaje reduce la coordinación manual y permite trasladar los cambios relevantes a la siguiente etapa del trayecto. En aviación privada, también pueden cambiar el horario de la aeronave o el aeropuerto en el que aterriza, por lo que los preparativos en tierra deben poder adaptarse en consecuencia.
La integración sigue requiriendo el criterio humano
La automatización funciona bien cuando la situación es predecible. Un retraso en un vuelo puede actualizar la hora de recogida con muy poca intervención si el resto del itinerario no cambia. Sin embargo, un desvío, un cambio de destino o un imprevisto de última hora pueden afectar a varias partes del viaje a la vez y exigir que alguien valore el contexto antes de decidir cómo actuar.
La información rutinaria puede transferirse automáticamente entre sistemas, mientras que las situaciones más complejas siguen requiriendo el criterio humano. La integración también debe permitir mantener la visibilidad sobre el propio servicio, incluidos el chofer asignado, el vehículo y las personas responsables de responder ante cualquier cambio.
Menos herramientas que gestionar, no más
Una buena tecnología de viajes debería reducir el trabajo manual, no añadir otro sistema que haya que supervisar. Para los gestores de viajes, esto significa mirar más allá de la posibilidad de reservar cada servicio online y valorar hasta qué punto la información fluye entre ellos, cómo se comunican los cambios y cuándo interviene una persona si la automatización deja de ser suficiente.
Lo ideal es que el ejecutivo perciba menos tecnología, no más. Los servicios pueden seguir funcionando de forma independiente, aunque para el viajero formen parte de una misma experiencia.